Wie früh braucht es Hotelkontingente?

Für Kongresse mit internationaler Beteiligung mindestens zwölf Monate im Voraus, in Messe- und Ballzeiten eher früher. Kontingente lassen sich meist mit gestaffelten Rückgabefristen absichern.

Was erwartet internationales Publikum in Wien?

Neben professioneller Organisation vor allem ein Rahmenprogramm, das die Stadt erlebbar macht. Ein gut gewähltes Abendformat prägt die Erinnerung an den Kongress oft stärker als das Programm selbst.

Haben Sie Erfahrung mit internationalen Gästen?

Ja. Für HelmsBriscoe haben wir eine internationale Konferenz mit 120 Stakeholdern in Wien realisiert, inklusive Gästebetreuung, Entertainment und Rauminszenierung.

Ballsaal mit festlich gedeckten runden Tischen in violettem Licht für die HelmsBriscoe Konferenz

Kongress in Wien

Kongress in Wien: eine der stärksten Kongressadressen Europas.

Wien zieht internationale Kongresse an, weil Infrastruktur, Hotels und Wege zusammenpassen.

Einordnung

Worum es bei Kongress in Wien geht

Wien gehört seit Jahren zu den führenden Kongressstädten. Für Veranstalter bedeutet das eine belastbare Infrastruktur, aber auch Wettbewerb um Termine und Hotelkontingente.

Wir übernehmen die Organisation vor Ort: Location, Technik, Teilnehmermanagement, Hotels, Transfers und das Rahmenprogramm, das für internationale Gäste oft den Ausschlag gibt.

Worauf es ankommt

Drei Punkte, die den Unterschied machen

Kurze Wege
Flughafen, Hotels und Locations liegen verkehrsgünstig zueinander.
Hotelkontingente
Verschiedene Kategorien werden früh gesichert und verwaltet.
Rahmenprogramm
Kultur und Abendformate, die internationale Gäste erinnern.

Leistungsumfang

Was wir übernehmen

Locationsuche und Raumplanung in Wien
Hotelkontingente und Teilnehmerbuchung
Transfers ab Flughafen und zwischen Standorten
Bühnen-, Ton-, Licht- und Videotechnik
Registrierung, Badges und Einlass
Rahmenprogramm und Abendveranstaltung

So arbeiten wir

Vom Ziel zur Wirkung

Schritt 01: Zieldefinition & Strategie
Wir analysieren Zielgruppe, Zielsetzung und gewünschte Wirkung. Daraus entsteht die strategische Grundlage des Projekts.
Schritt 02: Konzept & Creative Direction
Wir entwickeln Idee, Storyline, Dramaturgie und Design zu einem ganzheitlichen Erlebnis.
Schritt 03: Planung & Realisierung
Wir koordinieren Locations, Partner, Gewerke, Timings, Budgets und sämtliche Abläufe - national und international.
Schritt 04: Experience & Impact
Vor Ort sorgen wir für eine präzise Umsetzung und schaffen Erlebnisse, die die definierte Botschaft und Zielsetzung transportieren.

Referenzen

Projekte, die dazu passen

Congresses & Conferences
HelmsBriscoe
Internationale Konferenz
120 internationale Stakeholder. Wien. Ein gemeinsames Ziel.
Brand Experiences
Imperial Riding School
VIP Hotel Opening
200 Gäste. 300 Jahre Geschichte. Der Beginn einer neuen Hotel-Ära.
Congresses & Conferences
REXEL expo
Messe & Livestreaming
Messeerlebnis vor Ort. Professionelle Übertragung in die digitale Welt.